Kompleksowa organizacja uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00409158 z dnia 2026-08-27

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Kompleksowa organizacja uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki

1.3.) Oddział zamawiającego: Dział Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001560

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Warszawska 24

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-155

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zampub@pk.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pk.edu.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://pk.ezamawiajacy.pl/pn/PK/demand/292009/notice/public/details

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b2621b41-5d29-4144-bdcc-ff15d2891f60

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00409158

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-08-27

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00260796

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: KZKN-079/2026

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi związanej z organizacją uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników konferencji naukowej EUROSTEEL 2026 wraz z osobami towarzyszącymi (zwanej dalej „Gala Dinner”), w Krakowie dla 400 osób, w dniu 17.09.2026 r.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ oraz projekt umowy stanowiący załącznik nr 5 do SWZ

4.5.3.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 5 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Po ogłoszeniu postępowania na organizację „Gali Dinner” nastąpił niespotykany, w porównaniu z poprzednimi edycjami konferencji, wzrost zainteresowania udziałem w wydarzeniu oraz liczby zgłoszonych referatów naukowych. Liczba zakwalifikowanych wystąpień przekroczyła 550, co wymusiło znaczące rozszerzenie programu merytorycznego konferencji. W konsekwencji konieczne stało się zorganizowanie 95 sesji tematycznych, dodatkowych paneli dyskusyjnych, posiedzeń komitetów oraz innych wydarzeń towarzyszących związanych bezpośrednio z realizacją celów naukowych konferencji.
Tak znaczne zwiększenie zakresu części merytorycznej wydarzenia spowodowało brak możliwości wygospodarowania czasu niezbędnego do przeprowadzenia wcześniej planowanych wydarzeń integracyjnych, w tym uroczystej kolacji.
Głównym celem konferencji Eurosteel 2026 jest wymiana wiedzy naukowej i technicznej oraz prezentacja najnowszych osiągnięć w dziedzinie projektowania, wykonawstwa i utrzymania konstrukcji stalowych i zespolonych. W zaistniałych okolicznościach zapewnienie możliwości prezentacji jak największej liczby referatów oraz udziału szerokiego grona naukowców, w tym młodych badaczy, wymaga przeznaczenia dostępnego czasu organizacyjnego na realizację podstawowych celów naukowych konferencji. Z punktu widzenia interesu publicznego pierwszeństwo powinny mieć działania służące rozwojowi nauki, wymianie wiedzy oraz budowaniu współpracy naukowej i gospodarczej, a nie wydarzenia o charakterze integracyjnym i rozrywkowym.

Dodatkowo, mimo rekordowego zainteresowania udziałem w konferencji, rzeczywista liczba uczestników zainteresowanych udziałem w uroczystej kolacji okazała się znacząco niższa od zakładanej na etapie planowania zamówienia. Wynika to między innymi ze zmiany struktury uczestników konferencji i zwiększonego udziału młodych naukowców, którzy często rezygnują z udziału w dodatkowych wydarzeniach odpłatnych. Powoduje to ryzyko niewykorzystania znacznej części zakontraktowanych świadczeń gastronomicznych oraz konieczność poniesienia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów ze środków własnych za świadczenia niewykorzystane.
Powyższe okoliczności mają charakter wyjątkowy i nieprzewidywalny. Na etapie wszczęcia postępowania Zamawiający nie miał możliwości przewidzenia zarówno rekordowej liczby zgłoszeń uczestników i referatów, jak również zmiany struktury uczestników oraz znacznie niższego niż zakładano zainteresowania uroczystą kolacją. Okoliczności te pozostają niezależne od Zamawiającego i wynikają z decyzji podmiotów zewnętrznych zgłaszających udział w konferencji.
Wobec powyższego dalsze prowadzenie postępowania i realizacja zamówienia na organizację Gala Dinner nie odpowiadają aktualnym potrzebom Zamawiającego wynikającym z realizacji celów konferencji Eurosteel 2026, nie leżą w interesie publicznym oraz prowadziłyby do nieuzasadnionego wydatkowania środków publicznych. Z tych względów zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

2026-08-27 Biuletyn Zamówień Publicznych

Ogłoszenie o wyniku postępowania - - Usługi