Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2026 roku w Warszawie

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00234120 z dnia 2026-05-07

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2026 roku w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Warecka 1a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-034

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: pism@pism.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-6c348df5-870b-4a5b-a833-807286fec16c

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2026 roku w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6c348df5-870b-4a5b-a833-807286fec16c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00234120

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00100287/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługi w zakresie organizacji imprez - przygotowanie produkcji i realizacja sceniczna wydarzenia PISM Strategic Ark 2026

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00184285

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: BO.26.2.2026

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 304000 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 12-13 maja 2026 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów na sali plenarnej,
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer,
3) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów we wskazanych salach dodatkowych konferencji,
4) Produkcja elementów brandingu,
5) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
6) Realizację prób scenicznych w dniu 11 maja najpóźniej od godziny 14.00 do 19:00 – zależnie od oferty Wykonawcy,
7) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
8) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia oraz odbiór i transport z miejsca wydarzenia,
9) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług oraz instytucjami publicznymi wskazanymi przez Zamawiającego. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany multimedialne,
c. udostępnienie obiektu, w którym odbywa się konferencja,
d. ratownictwo medyczne,
e. instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę władz państwowych i przedstawicieli rządów państw trzecich.
10) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

31527260-6 - Systemy oświetleniowe

32322000-6 - Urządzenia multimedialne

44210000-5 - Konstrukcje i części konstrukcji

39298900-6 - Różne wyroby dekoracyjne

79931000-9 - Usługi dekoracji wnętrz

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 9

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 9

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 276900 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 429000 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 276900 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: GOLDEN FRAME MEDIA Janusz KUROWSKI

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 142003480

7.3.3) Ulica: ul. Andrzeja Kmicica 2

7.3.4) Miejscowość: Otwock

7.3.5) Kod pocztowy: 05-400

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak

7.4.1.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:

Brill AV Media sp. z o.o.
Realizacja techniki scenicznej konferencji, w szczególności: nagłośnienie, oświetlenie oraz multimedia

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2026-04-30

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 276900 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2026-04-30 do 2026-05-14

2026-05-07 Biuletyn Zamówień Publicznych

Ogłoszenie o wyniku postępowania - - Usługi