Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00340122 z dnia 2026-07-13

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJSKOWY INSTYTUT TECHNIKI PANCERNEJ I SAMOCHODOWEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 011561862

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okuniewska 1

1.5.2.) Miejscowość: Sulejówek

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-070

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.7.) Numer telefonu: 261811012

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@witpis.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.witpis.eu

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://witpis.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

badawczo-naukowa

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-54556638-cbea-4311-86e6-cd1d8094b5b6

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00340122

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-07-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00019896/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS w dniach 18-20.05.2026 r.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00034683

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: PP 01/2026

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS 2026 w dniach 18-20 maja 2026 r. organizowanej przez Wojskowy Instytut Techniki Pancernej i Samochodowej w ramach obiektu hotelarskiego wskazanego w ofercie Wykonawcy.
Program konferencji przewiduje sesje plenarne, specjalistyczne, panele dyskusyjne, pokazy sprzętu wojskowego na zewnątrz obiektu. Dokładny harmonogram przebiegu konferencji, sesji, paneli, prezentacji, pokazów, przerw kawowych oraz podania posiłków, w tym uroczystych kolacji, zostaną
ustalone z Wykonawcą drogą elektroniczną do dnia 15 maja 2026 r.
Szacowana liczba uczestników konferencji: 200 (dwieście) osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji o +/- 10%. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w terminie do dnia 15.05.2026 r.
Termin konferencji: 18-20.05.2026 r. tj. dwie doby hotelowe.
Przyjazd/wyjazd:
- Przyjazd w dniu 18.05.2026 r., doba hotelowa od godz. 12:00
- Wyjazd w dniu 20.05.2026 r., doba hotelowa do godz. 16:00
Łączna szacunkowa liczba uczestników: 200 osób
Dodatkowo, w dniu 17.05.2026 r., godz. 12:00 – przyjazd Komitetu Organizacyjnego składającego się z około 10 osób w celu rozpoczęcia prac przygotowawczych oraz sprawdzenia stanu gotowości hotelu/obiektu.
W kalkulacji należy uwzględnić koszty zakwaterowania i wyżywienia tej grupy. Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie tej grupy osób w pokojach
2-osobowych.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 6 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

W niniejszej sprawie należało zatem ocenić charakter prawny terminu wykonania zamówienia oraz okoliczność, czy jego upływ może stanowić wadę postępowania, o której mowa w art. 255 pkt 6 ustawy Pzp.
Wykonanie przedmiotowego zamówienia przez wykonawcę wiązało się immanentnie z ustalonym z góry terminem konferencji organizowanej przez zamawiającego; wykonawca nie mógł wykonać usług objętych przedmiotem zamówienia w innym terminie niż termin konferencji ustalony przez zamawiającego. W takiej sytuacji ekspirowanie terminu konferencji określonego w dokumentach postępowania, w tym w ogłoszeniu, SWZ i opisie przedmiotu zamówienia, oznacza, że prowadzenie postępowania nie może doprowadzić do zawarcia skutecznej prawnie umowy, gdyż jej przedmiotem byłoby świadczenie niemożliwe. Zgodnie z art. 387 § 1 Kc umowa o świadczenie niemożliwe jest nieważna, zatem taka sytuacja uprawnia do unieważnienia postępowania.
Zamawiający jest świadom faktu, że w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej wielokrotnie wyrażono pogląd, że sytuacja upływu terminu realizacji zamówienia, nie oznacza, że świadczenie wykonawcy ma charakter „niemożliwego do spełnienia”. Niemożność zachowania terminu dla określonego w umowie świadczenia nie oznacza bowiem niemożności spełnienia takiego świadczenia w ogóle. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, art. 387 § 1 Kc dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy spełnienie świadczenia nie jest i nigdy nie było możliwe, zatem niemożność świadczenia musi mieć charakter pierwotny i trwały . Zamawiającemu znany jest również pogląd KIO dotyczący możliwości zmiany terminu wykonania umowy oraz braku podstaw do unieważnienia postępowania z powodu upływu tego terminu. Znajduje on potwierdzenie w wyrokach KIO oraz wyrokach sądów. Tymczasem, w niniejszej sprawie termin wykonania usług w ramach przedmiotu zamówienia, to jest na potrzeby konferencji organizowanej przez zamawiającego, stanowił jeden z najistotniejszych elementów zamówienia. Nie był to termin jedynie proponowany ani termin, który mógł podlegać zmianom, czy dalszym uzgodnieniom. Był to termin ustalony i przedstawiony potencjalnym wykonawcom jako essentiale negotii treści przedmiotu zamówienia i zaprojektowanej umowy. Termin ten wynikał z praktykowanego przez zamawiającego zwyczaju cyklicznej organizacji konferencji w konkretnym czasie w roku kalendarzowym.
Zamawiający ocenił, że w przedmiotowym postępowaniu ma miejsce obiektywny brak możliwości zawarcia umowy i realizacji usług przez któregokolwiek z wykonawców na rzecz odbywającej się w ustalonym terminie konferencji, której termin upłynął.
Stanowi to wadę istotną, której nie można usunąć w żadnym czasie ani trybie, zaś ten stan oznacza niemożność, która ma charakter pierwotny, to jest istniejący już w chwili zawierania ewentualnej umowy, oraz trwały, to jest nieprzemijający i obiektywny, co oznacza, że świadczenia nie będzie mógł spełnić żaden z wykonawców, co wypełnia przesłanki art. 387 Kc.

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE

Cała treść uzasadnienia unieważnienia postępowania została zamieszczona na stronie internetowej prowadzonego postępowania: https://witpis.ezamawiajacy.pl

2026-07-13 Biuletyn Zamówień Publicznych

Ogłoszenie o wyniku postępowania - - Usługi