Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

Ogłoszenie nr 2024/BZP 00680980 z dnia 2024-12-31

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby
Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańska działająca w imieniu i na rzecz Gminy Miasta Gdańska

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000168372

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Żaglowa 11

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-560

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 58 320 51 00

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: drmg@gdansk.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.drmg.gdansk.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/pn/drmg_gdansk

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Budownictwo i obiekty komunalne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby
Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9244873d-4e2e-45b0-9b0c-af74ea370d4f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00680980

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-12-31

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00573492/98/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00567217

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: 136/BZP-U.520.4.2024/KW

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 228850,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług archiwalnych polegających na:
1) Niezwłocznym przejęciu na podstawie przekazanego spisu zdawczo - odbiorczego na własny koszt i własnym transportem dokumentacji niearchiwalnej, tj. w ilości ok. 850 mb (ponad 200 pudeł) przechowywanej przez dotychczasowego wykonawcę w Gdańsku przy ul. Żaglowej.
Pudła są numerowane i stanowią własność Zamawiającego, w związku z czym nie ma konieczności przepakowywania dokumentacji.
Obecne archiwum znajduje się na parterze i posiada rampę załadunkową. Istnieje więc możliwość bezpośredniego załadunku kartonów na ciężarówkę.
2) Bieżącej archiwizacji oraz opracowywaniu zasobu dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez zamawiającego. W ramach archiwizacji wykonawca wykona następujące prace archiwalne:
 odebranie dokumentacji z siedziby zamawiającego mieszczącej się w Gdańsku przy ul. Żaglowej 11 w godz. 8:00 – 15:00,
 segregowanie dokumentacji wg zadania/rodzaju (w miarę możliwości),
 formowanie w tomy oraz numerowanie tomów,
 spakowanie do pudeł oraz opatrzenie każdego pudła numerem (zapewniając tym samym opakowania do dokumentacji, czyli pudła zbiorcze 0,4 mb z wiekiem),
 ewidencjonowanie polegające na prowadzeniu spisów dokumentacji przekazywanej przez DRMG na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego,
 zachowanie ciągłości numeracji w ewidencji spisowej (spis dokumentacji powinien zawierać: nr pudła archiwizacyjnego, nr tomu, nazwę zadania, branżę, daty skrajne, imię i nazwisko osoby przekazującej, datę przekazania oraz ewentualne uwagi),
 ewidencja powinna być prowadzona w wersji elektronicznej,
z możliwością szybkiego wydruku oraz aktualizowana i przesyłana do zamawiającego każdorazowo po przekazaniu przez DRMG dokumentacji,
 w przypadku luźnej dokumentacji związanie lub zszycie,
 narzędzia, materiały potrzebne do opracowania i oprawy akt zapewni Wykonawca, od niego również zależy ich dobór.
3) Przechowywaniu akt (ilość określana na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, obecnie przechowujemy poza jednostką 850 mb dokumentacji) w pudłach zbiorczych o wymiarze 40 cm*34 cm*30,5cm, w pomieszczeniach wykonawcy spełniających wymogi określone obowiązującymi w tym zakresie przepisami (w obiekcie strzeżonym fizycznie i elektronicznie 24h na dobę), zgodnie z okresem przechowywania danego rodzaju dokumentacji.
4) Wypożyczaniu (dostarczaniu i odbieraniu) dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przez Wykonawcę na własny koszt do/z siedziby Zamawiającego mieszczącej się w Gdańsku przy ul. Żaglowej 11 lub innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Gminy Miasta Gdańska, w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy, który nie może być dłuższy, niż 24 godziny od otrzymania przez Wykonawcę zlecenia, złożonego przez Zamawiającego drogą elektroniczną lub telefoniczną.
5) Wydzielaniu i brakowaniu dokumentacji raz w roku – w zakres czego wchodzi:
 sporządzenie spisów akt przeznaczonych do brakowania oraz przesłanie ich do wyznaczonego pracownika Zamawiającego,
 wydzielenie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia,
 po uzyskaniu przez jednostkę zgody z Archiwum Państwowego w Gdańsku – zniszczenie wydzielonej dokumentacji,
 zbelowanie uniemożliwiające odtworzenie danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami o RODO i odpadach,
 wystawienie certyfikatu zniszczenia.
2. Usługi muszą być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Warunki realizacji zamówienia zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 7 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

92512000-3 - Usługi świadczone przez archiwa

92512100-4 - Usługi niszczenia archiwów

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 181247,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 225089,10 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 181247,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: ARCHIWUM24 Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5882454420

7.3.3) Ulica: Płk. Dąbka 2A

7.3.4) Miejscowość: Wejherowo

7.3.5) Kod pocztowy: 84-200

7.3.6.) Województwo: pomorskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-12-31

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 181247,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 26 miesiące

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

2024-12-31 Biuletyn Zamówień Publicznych

Ogłoszenie o wyniku postępowania - - Usługi