Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej z aktualizacją oprogramowania dla Systemu EZD Proton, Systemu Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON, BIP

Ogłoszenie nr 2025/BZP 00096668 z dnia 2025-02-10

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej z aktualizacją oprogramowania dla Systemu EZD Proton, Systemu Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON, BIP

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Mikołów

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276257630

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek 16

1.5.2.) Miejscowość: Mikołów

1.5.3.) Kod pocztowy: 43-190

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22C - Tyski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zam@mikolow.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.mikolow.eu

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej z aktualizacją oprogramowania dla Systemu EZD Proton, Systemu Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON, BIP

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-95b4b670-66e0-49c5-9901-cefc39d4cbee

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00096668

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-02-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00016910/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Nadzory autorskie - branża informatyczna

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Nie

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Tryb postępowania z wolnej ręki, w oparciu o art. 305 pkt 1, w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1b ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320) – usługa może być świadczona tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: WR 2-2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 74000,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem Umowy jest udzielenie przez Licencjodawcę na rzecz Licencjobiorcy licencji niewyłącznej na aktualizację (upgrade) oraz świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej dla Oprogramowania wyszczególnionego w ust. 5 poniżej („Oprogramowanie”), stanowiącego wersję na rok 2025/2026, na warunkach określonych w dalszej części Umowy („Licencja”).
2. Licencja udzielona jest na tych samych polach eksploatacji i zasadach, na które udzielono licencji głównej na Oprogramowanie (umowa 341/2017 z dnia 24.03.2017) z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
3. Licencja w zakresie określonym niniejszą Umową udzielona jest na czas nieoznaczony, od dnia 8.02.2025 r. z tym, że obowiązki Licencjodawcy określone w §2 ust. 1 pkt a) do c) w szczególności usługi opieki autorskiej i wsparcia, o których mowa w ust. 1, będą świadczone w okresie od 8.02.2025 r. do 7.02.2026 r.
4. Licencjodawca oświadcza, iż jest właścicielem autorskich wyłącznych praw majątkowych do Oprogramowania. Ponadto Licencjodawca oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym do udzielenia licencji i dostawy ww.
Oprogramowania. Licencjodawca oświadcza, że Oprogramowanie dostarczone Licencjobiorcy jest wolne od wad prawnych i fizycznych oraz, że jest zgodne z zaleceniami, normami i obowiązującymi wymaganiami techniczno eksploatacyjnymi obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Oprogramowanie obejmuje następujące systemy:
a) System EZD PROTON,
b) System Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON,
c) Biuletyn Informacji Publicznej,
d) Biuletyn Informacji Publicznej dla urzędu w wersji archiwalnej.
W ramach umowy Licencjodawca zobowiązuje się do:
a) Dostosowywania w okresie do 7.02.2026 r. Oprogramowania do zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawnych związanych bezpośrednio z jego funkcjonowaniem w odniesieniu do systemów określonych w §1 ust. 5 punkty 1-2, w dniu ich wejścia w życie lub w ciągu 30 dni od ich ogłoszenia, jeśli data wejścia w życie jest krótsza niż 30 dni od ogłoszenia danego przepisu (jeśli dotyczy - z wyłączeniem Biuletyn Informacji Publicznej - archiwum);
b) Udostępnienia Licencjobiorcy serwerów internetowych Licencjodawcy, w stopniu niezbędnym do prawidłowego działania Oprogramowania, w odniesieniu do systemów określonych w §1 ust. 5 punkt b), c), d);
c) Obsługi gwarancyjnej i opieki autorskiej zaktualizowanego Oprogramowania, obejmującej:
A. świadczenie pomocy zdalnej (dostęp zdalny będzie się odbywał przez aplikację do zdalnej asysty np. Remotly) i telefonicznej w zakresie użytkowania Oprogramowania przez wyspecjalizowany dział Licencjodawcy, w dni robocze Licencjodawcy, w godzinach 8:00 – 16:00,
B. usuwania błędów działania Oprogramowania zgłoszonych przez Licencjobiorcę, odpowiednio:
- w ciągu 48 godzin roboczych, w przypadku błędów krytycznych uniemożliwiających pracę Oprogramowania,
- w ciągu 10 dni roboczych, w przypadku innych błędów.
Czas usuwania błędów działania Oprogramowania liczony jest od chwili dokonania zgłoszenia gwarancyjnego, przy czym jeśli zgłoszenie nastąpiło pocztą elektroniczną w dniu roboczym po godzinach pracy Licencjodawcy, w
sobotę, w niedzielę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy, to bieg czasu usunięcia błędów działania Oprogramowania rozpoczyna się od godziny 8:00 następnego dnia roboczego Licencjodawcy.
d) Obsłudze gwarancyjnej podlega ostatnia, obowiązująca i udostępniona Licencjobiorcy przez Licencjodawcę wersja Oprogramowania.
e) Świadczenie pomocy w ramach obsługi gwarancyjnej, odbywać się będzie na podstawie zgłoszeń gwarancyjnych, które będą kierowane do wyspecjalizowanego działu Licencjodawcy, wyłącznie przez osobę uprawnioną po Stronie Licencjobiorcy. Zgłoszenia gwarancyjne w celu ich uznania powinny być szczegółowo udokumentowane.
Konieczne jest podanie następujących danych: nazwa systemu, którego dotyczy zgłoszenie oraz jego wersja, szczegółowy opis zgłoszenia zawierający m.in.: wskazanie miejsca systemu, którego dotyczy zgłoszenie, opis
wykonywanych w systemie czynności, treści wyświetlanych w systemie komunikatów, załączniki (np. zrzuty ekranowe), dane kontaktowe Zgłaszającego (w przypadku kontaktu telefonicznego lub e-mail). Możliwe są
następujące sposoby przekazywania zgłoszeń gwarancyjnych:
A. telefonicznie
B. e-mail
C. portal HelpDesk 24/365 (https://pomoc.nefeni.pl) – Licencjodawca może udostępnić Licencjobiorcy internetowy portal HelpDesk, który umożliwi: rejestrację zgłoszeń gwarancyjnych, śledzenie postępów prac nad zgłoszeniem, korzystanie z bazy wiedzy, porad, instrukcji i odpowiedzi na często zadawane pytania, przeglądanie nagrań z webinariów oraz przesyłanie wszelkich informacji bez konieczności kontaktu e-mail lub telefoniczne.
f) Obsługa gwarancyjna i opieki autorskiej nie obejmuje:
A. usuwania błędów powstałych w wyniku niewłaściwej eksploatacji Oprogramowania przez Licencjobiorcę.
B. dokonywania modyfikacji Oprogramowania na życzenie Licencjobiorcy, jeśli modyfikacje takie nie są związane ze zmianami w przepisach prawa związanych bezpośrednio z jego funkcjonowaniem.
g) W przypadku zaistnienia okoliczności wymagających dokonania czynności obsługi gwarancyjnej na bazach lub plikach, w tym poprzez dostęp zdalny, Licencjodawca zobowiązuje się do ochrony danych, których ujawnienie
Licencjodawcy przez Licencjobiorcę może być konieczne dla prawidłowego wykonania czynności obsługi gwarancyjnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej „RODO”; ustawy o ochronie danych osobowych, oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez Strony na piśmie warunkami. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje w szczególności wszelkie informacje, dane, materiały uzyskane w związku z zawarciem umowy.
h) Licencjodawca zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by spełniać wymogi RODO co do ochrony praw i wolności osób, których dane osobowe dotyczą.
i) Na okoliczność powierzenia przez Licencjobiorcę danych osobowych do przetwarzania przez Licencjodawcę, zastosowanie mają zapisy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która wzór stanowi załącznik do Umowy.
j) Licencjodawca zobowiązany jest na wniosek Licencjobiorcy do przeprowadzenia dla pracowników urzędu miasta szkoleń z obsługi systemu Proton w ilości: 12 godzin szkoleniowych (2 x 6 godzin) w trybie szkoleń stacjonarnych oraz w ilości 12 godzin szkoleniowych w trybie on-line.

4.5.3.) Główny kod CPV: 71356300-1 - Usługi wsparcia technicznego

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 0

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 95020,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 95020,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Nefeni Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7792230149

7.3.3) Ulica: Głogowska 216

7.3.4) Miejscowość: Poznań

7.3.5) Kod pocztowy: 60-104

7.3.6.) Województwo: wielkopolskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-02-05

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 95020,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2026-02-07

2025-02-10 Biuletyn Zamówień Publicznych

Ogłoszenie o wyniku postępowania - - Usługi